Arbeta med kvitton

Kvittokaos?

Känns problemet igen med en Eurocardfaktura och flera konsulter, kvitton på vift och svårt att stämma av? Vi har ett bra förslag till hur du kan arbeta.

1. Konton

Använd en egen serie till kvitton. Ge varje konsult ett eget konto, t.ex. 2825 till konsult 1 och 2826 till konsult 2.

2. Digitala kvitton

Konsulterna använder EkoPic FX för att fota och skicka sina kvitton löpande.

3. Bevaka inkomna kvitton

Redovisningsbyrån bevakar inkomna kvitton med EkoBox FX.

Redovisningsbyrån använder EkoBox FX för att bevaka inkomna digitala underlag för alla sin företag. Redovisningskonsulten öppnar inbox och drar nedåt för att uppdatera. Företaget Demo EkoPro AB har fyra inkomna fakturor och 3 kvitton. Konsulten trycker på “Verifikat” för att visa alla kvitton i en lista. Det finns kvitton att bokföra, bäst att logga in i Fortnox.

4. Bokför i Fortnox

Konsulten loggar in i Fortnox och hittar snabbt kvittot som ska bokföras. Observera det beskrivande filnamnet i listan vilket är en stor fördel mot tidigare då inkomna filer kunde heta scan01, scan02 o.s.v. En lista med ett 20 – tal filer blir snabbt oöverskådlig om man inte använder EkoPic. Nu ser du snabbt vem som skickat kvittot, vad det är och datum utan att som tidigare behöva bläddra igenom hela listan.

5. Informera

Med EkoPro FX kan både redovisningskonsulten och företagaren hålla koll på att alla kvitton bokförs och att inget saknas. Saldot 940 kr är vad som skulle redovisas.

6. Fakturan

I EkoBox (se ovan) syntes det att det inkommit fyra fakturor. Genom att trycka på raden visas alla fakturor som ej ännu bokförts i en lista.

Kortfakturan bokförs på 2440 och respektive konsulter mot 2825 och 2826.

2440 3540 (K)
2825 940 (D)
2826 2640 (D)

7. Avstämmning

I EkoPro syns nu att kontot nollar. Både redovisningsbyrån och företagaren kan se att allt är klart och att det stämmer. Använd även Fortnox “Stämma av konto”.

Med våra tre appar kommunicerar redovisningskonsulten och företagaren med varandra. Med EkoBox kan konsulten bevaka inkomna fakturor och kvitton på alla sina företag utan att behöva logga in i Fortnox eller hoppa mellan olika inloggningar. Företagaren skickar snabbt och enkelt sina kvitton med EkoPic. I EkoPro bevakar både konsulten och företagaren att alla kvitton kommer in i bokföringen och att inget saknas. I EkoPro finns även information om det ekonomiska läget, hur det går med bokföringen, hur mycket som ska betalas till Skatteverket och ev. kommentarer och frågor från redovisningskonsulten.